[Interview] Mission d’accompagnement à la mise en place du contrôle de gestion

Témoignage de M. Mario VIELI, Directeur de la Clinique de Joli-Mont, Suisse

Votre établissement est accompagné par la société axege conseil depuis mi-2014, pourriez-vous nous expliquer en quoi consiste cet accompagnement ?

Les exigences de transparence des coûts et de disponibilité d’une comptabilité de gestion ressortent des dispositions législatives suisses du domaine de la santé. La transmission aux assureurs d’informations financières et d’activité sous des formes standardisées est d’ailleurs prévue.

Confrontée à ces exigences, la Clinique de Joli-Mont, ainsi que sa consœur La Clinique genevoise de Montana, toutes deux chapeautées par un même conseil d’administration, ont décidé de mettre en place un outil performant permettant d’y répondre de manière adéquate et rapide.

Très vite, nous nous sommes mis d’accord avec la société Axège sur l’objectif d’implémenter son outil pour les deux cliniques et de pouvoir disposer, à l’échéance d’environ 7 à 8 mois, des données requises pour les assureurs.

L’intervention d’axege conseil s’est dès lors faite systématiquement et en coopération avec tous les collaborateurs concernés de la clinique. Différentes étapes et missions se sont succédées, avec un rythme soutenu et un planning parfaitement maîtrisé.

• Audit pour faire un état des lieux,
• Organisation du recueil de données pour la comptabilité analytique REKOLE (norme suisse du domaine hospitalier),
• Mise en place du fichier commun de structure,
• Conception d’une comptabilité de gestion,
• Mise en place de l’outil AxègeSanté, puis
• Paramétrage et production des premières données.

L’ensemble du processus de mise en place de l’outil s’est réalisé en environ 8 mois.

Le projet s’est déroulé de manière conforme aux attentes et les échéances fixées ont été respectées.

Afin de finaliser les mises en place, consolider les acquis et garantir la bonne utilisation de l’outil, les Cliniques sont alors convenues d’être assistées par la société axege conseil pour la création en leur sein de la fonction de contrôle de gestion et lui ont demandé d’en assurer l’intérim.

Pourquoi avez-vous fait appel à axege conseil ? Et quelles sont les raisons qui ont motivé votre choix ?

Les deux cliniques coopèrent déjà de longue date, notamment au niveau du système d’information, avec les Hôpitaux universitaires de Genève. Il a été naturel de se tourner dans un premier temps vers le prestataire qui intervenait aussi dans cette institution. C’est sur cette base qu’ont eu lieu les premiers contacts avec axege conseil.

Nous avions en parallèle défini nos exigences quant au prestataire avec lequel nous allions travailler. Les critères majeurs que nous avions identifiés sont ceux-ci :

• Avoir une solution livrée « prête à l’emploi » et couvrant les principaux besoins réglementaires et d’amélioration des outils de gestion des Cliniques,
• Avoir un prestataire ayant une bonne connaissance du secteur hospitalier suisse, en particulier de la norme REKOLE,
• Être accompagné d’une société apportant à la fois des outils techniques mais aussi un accompagnement à la mise en place d’une démarche organisationnelle adaptée, soit être en face d’intervenants ayant aussi bien des compétences techniques (aspects informatiques) que fonctionnelles (expertise de terrain et connaissances métiers), aptes à dialoguer avec tous les professionnels des Cliniques,
• Collaborer avec une société ayant la capacité de mettre en place l’outil dans un délai court.

Après évaluation, nous avons jugé axege conseil apte à nous accompagner dans cet ambitieux projet et nous ne le regrettons pas.

Quel est votre ressenti sur l’accompagnement proposé par axege conseil tout au long de cette année ?

La collaboration s’est bien passée. Les intervenants d’axege conseil ont vite compris la situation et ont mobilisé de manière appropriée nos personnels. En effet, même si le projet a demandé une forte mobilisation des ressources au sein des établissements, l’accompagnement, la pédagogie et l’implication des intervenants d’axege conseil ont permis une bonne compréhension et adhésion de tous.

C’est dans un esprit d’écoute assorti d’une belle réactivité des uns et des autres que le processus d’implémentation de l’outil s’est fait dans les délais. Il en est ressorti une sorte de complicité qui fait que les équipes des Cliniques se sont montrées impatientes de constater le résultat des efforts consentis et comprennent maintenant mieux comment utiliser les informations disponibles.

Quelles sont les perspectives à la suite de cet accompagnement ?

Comme déjà relevé, la collaboration entre axege conseil et les Cliniques se poursuit actuellement dans le cadre de la mise en place de la fonction de contrôle de gestion. Outre la possibilité que nous avons maintenant de satisfaire les exigences de transmission des informations aux assureurs et administrations du domaine de la santé, le fait de croiser les informations médicales avec les données économiques a permis à l’ensemble de notre personnel de prendre conscience des impacts de nos choix, tant pour les patients que pour les cliniques.

Cela étant, l’ambition est maintenant de consolider les acquis mais aussi et surtout d’aller vers la mise en place de tableaux de bord performants permettant aussi bien un suivi approprié de notre gestion opérationnelle que l’obtention d’informations pertinentes pour éclairer nos enjeux stratégiques et aider à la décision.

En bref, nous avons apprécié notre collaboration avec l’équipe axege conseil et nous sommes convaincus de pouvoir encore progresser en leur compagnie !

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